Umsatzausfall durch Reservierungen berechnen
Eine nicht wahrgenommene Reservierung wirkt auf den ersten Blick vielleicht wie ein einzelner leerer Tisch. Über Wochen und Monate können sich daraus jedoch spürbare Umsatz- und Deckungsbeitragsverluste entwickeln. Besonders ärgerlich wird es, wenn Personal, Plätze und Abläufe längst eingeplant sind, die Gäste aber nicht erscheinen und eine kurzfristige Nachbesetzung kaum noch möglich ist.
Mit dem No-Show-Rechner lässt sich schnell abschätzen, welche wirtschaftlichen Folgen aus der eigenen No-Show-Quote entstehen und wie stark sich schon eine teilweise Verringerung positiv auswirken könnte:
Reservierungen & Wirtschaftlichkeit
No-Show-Rechner Gastronomie – Umsatzausfall durch Reservierungen berechnen
Nicht erschienene Gäste hinterlassen im Restaurant mehr als einen leeren Tisch. Reservierte Plätze können kurzfristig oft nicht vollständig neu vergeben werden, während Personal, Raum und weitere betriebliche Kapazitäten bereits eingeplant sind.
Mit diesem No-Show-Rechner können Gastronomiebetriebe abschätzen, wie viele Gäste und Reservierungen durch No-Shows betroffen sind, welcher Umsatz dadurch gefährdet ist und welcher wirtschaftliche Deckungsbeitragsverlust nach möglichen Nachbesetzungen verbleibt. Zusätzlich zeigt der Rechner, welchen Effekt eine Verringerung der No-Shows um 25, 50 oder 75 Prozent haben könnte.
Was der No-Show-Rechner auswertet
- Entgangene Gäste und Reservierungen Berechnet, wie viele reservierte Gäste durchschnittlich nicht erscheinen und wie vielen Reservierungsgruppen dies ungefähr entspricht.
- Blockierte Sitzplatzkapazität Zeigt anhand der durchschnittlich reservierten Aufenthaltsdauer, wie viele Sitzplatzstunden durch No-Shows rechnerisch betroffen sind.
- Theoretischer Umsatzausfall Verknüpft die Zahl der nicht erschienenen Gäste mit dem durchschnittlichen Umsatz pro Gast.
- Nachbesetzung berücksichtigen Bezieht ein, dass ein Teil der frei gebliebenen Plätze möglicherweise kurzfristig durch Laufkundschaft, Wartelisten oder andere Gäste erneut vergeben werden kann.
- Wirtschaftlichen Verlust einordnen Berechnet neben dem entgangenen Umsatz auch den verlorenen Deckungsbeitrag auf Basis der eingegebenen Deckungsbeitragsquote.
- Maßnahmen und Szenarien vergleichen Zeigt, was 25, 50 oder 75 Prozent weniger No-Shows wirtschaftlich bedeuten könnten und ob eingegebene Kosten für Gegenmaßnahmen rechnerisch gedeckt werden.
So nutzen Sie den No-Show-Rechner
- Reservierungsaufkommen eintragen Geben Sie an, wie viele Gäste durchschnittlich pro Woche reservieren und wie hoch Ihre beobachtete oder angenommene No-Show-Quote ist.
- Restaurantdaten ergänzen Durchschnittliche Gruppengröße, Aufenthaltsdauer und Durchschnittsbon helfen dabei, die betroffene Kapazität und den möglichen Umsatzausfall greifbarer zu machen.
- Nachbesetzung und Deckungsbeitrag berücksichtigen Schätzen Sie, welcher Anteil frei gewordener Plätze noch vergeben werden kann und welcher Umsatzanteil als Deckungsbeitrag zur Deckung fixer Kosten und zum Ergebnis beiträgt.
- Szenarien vergleichen Prüfen Sie, wie sich eine Verringerung der No-Shows auf Umsatz, Deckungsbeitrag und die Wirtschaftlichkeit möglicher Gegenmaßnahmen auswirken könnte.
Wie berechnet der No-Show-Rechner den Umsatzausfall?
Der Rechner verwendet eine vereinfachte betriebswirtschaftliche Modellrechnung. Ausgangspunkt ist die Zahl der reservierten Gäste. Daraus werden über die No-Show-Quote zunächst die durchschnittlich nicht erschienenen Gäste ermittelt.
Anschließend wird berücksichtigt, dass ein Teil der frei gebliebenen Plätze möglicherweise doch noch anderweitig vergeben werden kann. Dadurch unterscheidet das Tool zwischen dem theoretisch gefährdeten Umsatz und dem nach angenommener Nachbesetzung verbleibenden Umsatzausfall.
- No-Show-Gäste pro Woche
- Reservierte Gäste × No-Show-Quote
- Betroffene Reservierungsgruppen
- No-Show-Gäste ÷ durchschnittliche Gruppengröße
- Betroffene Sitzplatzstunden
- No-Show-Gäste × durchschnittlich reservierte Aufenthaltsdauer
- Theoretisch gefährdeter Umsatz
- No-Show-Gäste × durchschnittlicher Umsatz pro Gast
- Nachbesetzte Gäste
- No-Show-Gäste × Nachbesetzungsquote
- Nicht nachbesetzte Gäste
- No-Show-Gäste × (100 % − Nachbesetzungsquote)
- Umsatzausfall nach Nachbesetzung
- Nicht nachbesetzte Gäste × Durchschnittsbon
- Deckungsbeitragsverlust
- Umsatzausfall nach Nachbesetzung × Deckungsbeitragsquote
- Jahreswert
- Wöchentlicher Wert × Betriebswochen pro Jahr
- Erforderliche Verlustreduzierung für Maßnahmen
- Jährliche Maßnahmenkosten ÷ jährlicher Deckungsbeitragsverlust × 100
Beispiel: Was können 6 Prozent No-Shows ein Restaurant kosten?
Ein fiktives Restaurant verzeichnet durchschnittlich 400 reservierte Gäste pro Woche. Wenn 6 Prozent davon nicht erscheinen, betrifft das rechnerisch 24 Gäste pro Woche. Bei einer durchschnittlichen Gruppengröße von 2,5 Personen entspricht dies ungefähr 9,6 Reservierungsgruppen.
Bei einem Durchschnittsbon von 35 Euro wären zunächst 840 Euro Umsatz pro Woche gefährdet. Können 25 Prozent der frei gebliebenen Plätze kurzfristig nachbesetzt werden, verbleiben rechnerisch 18 nicht ersetzte Gäste und ein Umsatzverlust von 630 Euro pro Woche.
Über 50 Betriebswochen ergibt sich daraus ein möglicher Jahresumsatzausfall von 31.500 Euro. Bei einer Deckungsbeitragsquote von 55 Prozent entspricht dies einem rechnerischen Deckungsbeitragsverlust von 17.325 Euro.
Würde die Zahl der No-Shows unter ansonsten gleichen Bedingungen um 50 Prozent sinken, könnten im Beispiel rund 15.750 Euro Umsatz und 8.662,50 Euro Deckungsbeitrag pro Jahr zurückgewonnen beziehungsweise erhalten werden.
Häufige Fragen zu No-Shows in der Gastronomie
Was bedeutet No-Show in der Gastronomie?
Als No-Show wird hier eine Reservierung beziehungsweise ein reservierter Gast bezeichnet, für den Kapazität eingeplant wurde, der aber nicht erscheint und dessen Platz nicht rechtzeitig für andere Gäste freigegeben wird.
Wie wird die No-Show-Quote im Rechner verwendet?
Die eingegebene Quote wird auf die Zahl der reservierten Gäste angewendet. Bei 400 reservierten Gästen und 6 Prozent No-Shows ergeben sich beispielsweise rechnerisch 24 nicht erschienene Gäste.
Warum berücksichtigt der Rechner eine Nachbesetzungsquote?
Ein frei gebliebener Platz verursacht nicht zwangsläufig den vollständigen Umsatzverlust. Manche Plätze können kurzfristig durch andere Gäste wieder belegt werden. Die Nachbesetzungsquote ermöglicht deshalb eine differenziertere Modellrechnung.
Was sind Sitzplatzstunden?
Sitzplatzstunden verbinden die Zahl blockierter Plätze mit der reservierten Aufenthaltsdauer. Erscheinen beispielsweise 24 Gäste nicht und waren deren Plätze im Durchschnitt für zwei Stunden eingeplant, entsprechen dies rechnerisch 48 betroffenen Sitzplatzstunden.
Ist der berechnete Umsatzausfall gleichzeitig ein Gewinnverlust?
Nein. Umsatz und Gewinn sind unterschiedliche Größen. Deshalb zeigt der Rechner zusätzlich einen Deckungsbeitragsverlust. Dieser berücksichtigt über die eingegebene Deckungsbeitragsquote, dass bei einem ausgefallenen Verkauf bestimmte variable Kosten nicht entstehen.
Was zeigt das Szenario mit 50 Prozent weniger No-Shows?
Das Szenario halbiert die eingegebene No-Show-Quote. Aus einer Quote von 6 Prozent werden beispielsweise 3 Prozent. Anschließend werden Umsatzverlust und Deckungsbeitragsverlust unter den ansonsten unveränderten Eingaben neu betrachtet.
Berechnet das Tool eine angemessene No-Show-Gebühr?
Nein. Der Rechner bestimmt ausschließlich betriebswirtschaftliche Modellwerte zu Reservierungsausfällen. Er gibt keine Empfehlung zur Höhe oder rechtlichen Gestaltung einer No-Show-Gebühr und ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Welche Werte sollte ich für eine möglichst realistische Berechnung verwenden?
Wenn möglich, sollten reservierte Gäste, tatsächliche No-Shows, Durchschnittsbon und Nachbesetzungen aus einem ausreichend langen Zeitraum des eigenen Betriebs abgeleitet werden. Einzelne Wochen können durch Saison, Feiertage, Veranstaltungen oder ungewöhnliche Auslastung stark vom normalen Betrieb abweichen.
Datenschutz und lokale Berechnung
Die Berechnung ist für eine lokale Verarbeitung direkt im Browser vorgesehen. Die eingegebenen Reservierungs-, Umsatz- und Kalkulationswerte müssen für die Funktionsweise des Rechners nicht an einen externen Berechnungsdienst oder eine externe API übertragen werden.
Das Tool benötigt keine Bild-, Dokument- oder Datei-Uploads und keine externe JavaScript-Bibliothek für seine Berechnungen.
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